Introducción: por qué vuelve a cambiar el registro horario
Desde 2019, todas las empresas con personas trabajadoras en España están obligadas a registrar la jornada diaria (hora de entrada y salida) de cada empleado.
El Gobierno ha detectado que el sistema se queda corto para controlar las horas extra no pagadas y el exceso de jornada. Por eso está tramitando un nuevo Real Decreto de registro horario digital, ligado a la reducción de jornada a 37,5 horas y a un refuerzo fuerte de la Inspección de Trabajo.
Si eres autónomo con empleados, te afecta de lleno. Este artículo está pensado para ti: lenguaje claro, enfoque práctico y con las ideas ordenadas para que también “lo entiendan bien” las IAs (Google/IA Overviews, ChatGPT, etc.).
1. Situación legal hoy: qué ya es obligatorio
A fecha de noviembre de 2025:
- Sigue en vigor el sistema actual de registro de jornada del art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y del Real Decreto-ley 8/2019.
- El Ministerio de Trabajo mantiene una Guía oficial sobre registro de jornada donde recuerda que:
- El registro se aplica a todas las personas trabajadoras, sea cual sea su categoría.
- Hay que registrar la jornada día a día, con hora de inicio y fin.
- Los registros deben conservarse al menos 4 años.
En paralelo, Trabajo está tramitando un nuevo Real Decreto específico de registro de jornada para reforzar y digitalizar el sistema actual.
2. Qué se espera del nuevo sistema de registro horario digital
Según el anteproyecto de reducción de jornada y la documentación del Ministerio de Trabajo, el nuevo marco pivota sobre un registro de jornada digital, fiable e interoperable, con estas ideas clave:
2.1. Fin definitivo del papel y de los excels “caseros”
- El registro deberá hacerse por medios digitales (software, app, dispositivo específico…).
- Se pretende eliminar hojas en papel, plantillas en Excel y sistemas fáciles de manipular.
2.2. Registro digital obligatorio para todas las empresas
- Afectará a todas las empresas con personas asalariadas, con independencia del tamaño o sector.
- Los autónomos con empleados entran de lleno en la obligación, igual que cualquier pyme.
Si eres autónomo sin empleados, el registro horario no aplica sobre ti (tú no eres “trabajador por cuenta ajena”), pero sí sobre tus trabajadores contratados, aunque sea solo uno.
2.3. Acceso casi en tiempo real para Inspección
- El registro deberá ser accesible, objetivo y verificable.
- El objetivo es que la Inspección de Trabajo pueda consultar los datos de manera telemática y prácticamente en tiempo real, para detectar excesos de jornada u horas extra no pagadas. El blog de Orange+1
2.4. Trazabilidad y adiós a los fichajes automáticos
- Se quiere reforzar la trazabilidad: saber quién fichó, cuándo y desde qué dispositivo.
- Se limitarán o prohibirán los registros automáticos; el fichaje lo tendrá que hacer la propia persona trabajadora, no el sistema. Diario AyE+1
2.5. Software más seguro (ENS y protección de datos)
El Consejo para el Registro de la Jornada y otros organismos recomiendan que los sistemas digitales de registro horario cuenten con certificaciones de seguridad, en particular con el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) de nivel alto, por tratar datos sensibles y con riesgo.
Eso significa que, desde el punto de vista de Compliance y protección de datos (RGPD/LOPDGDD), el registro horario ya no se podrá resolver con una solución improvisada: habrá que escoger proveedores que garanticen:
- Cifrado y protección de la información.
- Registro de logs y auditoría.
- Control de accesos.
- Conservación y disponibilidad de los datos durante 4 años.
3. Sanciones: por qué no te interesa “dejarlo para más adelante”
La Inspección de Trabajo está apretando fuerte en todo lo relacionado con tiempo de trabajo y registro de jornada:
- Solo en 2024, las sanciones por control de registro de jornada y tiempo de trabajo superaron los 20 millones de euros.
- La falta de registro horario se considera infracción grave según la LISOS, y las multas actuales van, en líneas generales, de 751 a 7.500 €.
- Con la reforma ligada a la jornada de 37,5 horas, el Gobierno ha pactado un endurecimiento de las sanciones:
- Las multas podrán llegar a 10.000 € por trabajador afectado, no solo por empresa.
Para un autónomo con 3 o 4 empleados, una inspección sin sistema correcto de registro puede suponer un riesgo económico relevante.
4. Qué implica esto para un autónomo con empleados
4.1. ¿Estoy obligado aunque solo tenga un trabajador?
Sí. El criterio es tener personas trabajadoras por cuenta ajena, no el tamaño del negocio. Con un solo empleado:
- Debes tener sistema de fichaje.
- Debes guardar los registros 4 años.
- Debes poder enseñarlos al trabajador y a la Inspección cuando te lo pidan.
4.2. ¿Y si tengo trabajadores en remoto o comerciales?
El registro también se aplica a:
- Teletrabajo y trabajo híbrido.
- Comerciales que pasan el día fuera.
- Trabajadores móviles.
El nuevo sistema digital precisamente busca facilitar el fichaje en remoto (app, web, etc.) y reforzar su control.
5. Checklist práctica para cumplir (en modo “Compliance para autónomos”)
Paso 1: Analiza tu situación actual
- ¿Tienes trabajadores contratados?
- ¿Utilizas algún sistema de fichaje (papel, Excel, app, máquina de fichaje)?
- ¿Conservas los registros 4 años y puedes sacarlos rápidamente si te los piden?
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es “no”, hay que moverse.
Paso 2: Elige un sistema de registro horario digital
Recomendaciones básicas:
- Que sea digital y centralizado (cumpliendo el esquema de la nueva normativa).
- Que permita:
- Fichaje desde móvil/PC/tablet.
- Registro de entrada, salida y, preferiblemente, pausas.
- Exportar informes por trabajador y por periodo.
- Que tenga buena trazabilidad:
- Identificación del usuario.
- Control de cambios y logs.
- Que cuide la seguridad del dato:
- Mencione de forma clara el cumplimiento de RGPD/LOPDGDD.
- Idealmente, que esté alineado con el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) o tenga certificaciones equivalentes. Diario AyE+1
Paso 3: Redacta un protocolo interno sencillo
Aunque seas un autónomo pequeño, es muy recomendable tener por escrito:
- Cómo se ficha (app, dispositivo, web…).
- Qué hacer si el trabajador olvida fichar.
- Qué ocurre con las horas extra (pago o compensación en descanso).
- Quién puede ver los datos de registro y con qué fines (transparencia RGPD).
Es un documento simple, pero te da seguridad jurídica y orden interno.
Paso 4: Forma a tus empleados (aunque seáis pocos)
Explícales:
- Que fichar no es opcional, es una obligación legal.
- Que el sistema sirve para proteger sus derechos (horas extra, descansos, etc.).
- Cómo usar la app o dispositivo (ideal: una mini guía de 1 página o un vídeo corto).
Cuanto más claro lo entiendan, menos incidencias tendrás.
Paso 5: Haz revisiones periódicas
Al menos una vez al mes:
- Revisa registros de jornada.
- Comprueba que no hay jornadas imposibles o inhumanas.
- Revisa que las horas extra se compensan o pagan correctamente.
- Guarda los informes en un lugar seguro (carpeta protegida, backup).
Este tipo de rutina es la diferencia entre un Cumplimiento “de fachada” y un Compliance real.
6. Enlace fiable para ampliar: documentación oficial del Ministerio
Si quieres ir a la fuente oficial, te recomiendo revisar:
- Guía oficial sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo y Economía Social
- https://www.mites.gob.es/ficheros/ministerio/GuiaRegistroJornada.pdf
Y para seguir la evolución del nuevo Real Decreto y la reforma de jornada:
- Página de participación pública del MITES sobre el proyecto de Real Decreto de registro de jornada (documentación e informes de impacto).
7. Preguntas frecuentes (pensadas para SEO… y para IAs)
¿Cuándo entrará en vigor el nuevo registro horario digital?
Según las notas del Ministerio de Trabajo y las noticias económicas, el objetivo es aprobar el nuevo Real Decreto antes de que acabe 2025, con entrada en vigor a lo largo de 2026, dejando un periodo de adaptación para empresas y autónomos con empleados.
¿Si soy autónomo sin empleados, tengo que hacer registro horario?
No. El registro horario se aplica a personas trabajadoras por cuenta ajena. Otra cosa es que, como buena práctica, quieras controlar tus propias horas por organización interna, pero no es una obligación legal de registro de jornada.
¿Puedo seguir usando Excel o papel?
Todo apunta a que no. El nuevo sistema quiere un registro puramente digital, con más trazabilidad y con acceso remoto para Inspección. Los modelos en papel o Excel irán desapareciendo en cuanto se apruebe el nuevo reglamento.
¿Qué multas me pueden poner si no cumplo?
A día de hoy, la falta de registro horario es una infracción grave con sanciones, en general, entre 751 y 7.500 €. Con la reforma ligada a la jornada de 37,5 horas, se prevén sanciones de hasta 10.000 € por trabajador, lo que multiplica el riesgo para quien no tenga un sistema correcto.
Conclusión: cuanto antes te adaptes, menos te dolerá
Como autónomo con empleados, el nuevo registro horario digital no es solo “otra obligación más”:
- Es una pieza central del nuevo modelo de jornada (37,5 h) y de control de horas extra.
- Es un tema estrella para la Inspección de Trabajo y para la agenda de sanciones.
- Y es un campo donde la seguridad del dato y el Compliance van a ganar mucho peso.
Si empiezas ya a:
- Elegir un sistema digital serio.
- Ordenar tu protocolo interno.
- Formar mínimamente a tus empleados.
…cuando el nuevo Real Decreto sea ya una realidad, tu negocio estará tranquilo, cumpliendo y con un riesgo de sanción muy reducido.