El panorama del control del temps de treball a Espanya està experimentant una transformació sense precedents. El 30 de setembre de 2025, el Consell de Ministres va aprovar la tramitació urgent d'un projecte de Reial decret que revolucionarà la forma en què les empreses registren la jornada laboral dels seus empleats. Aquesta guia t'ofereix tot el que necessites saber per adaptar la teva organització a temps.
Què és el nou registre de temps digital i per què s'aprova ara?
Des de l'any 2019, amb l'entrada en vigor del Reial Decret-llei 8/2019, totes les empreses espanyoles estan obligades a registrar la jornada laboral dels seus treballadors. Tanmateix, el Ministeri de Treball considera que aquesta normativa ha estat insuficient per combatre les hores extraordinàries no remunerades, ja que permetia mètodes poc fiables com ara fulls de càlcul Excel o registres en paper.
El nou Reial Decret neix amb un objectiu clar: garantir la traçabilitat, transparència i inalterabilitat dels registres de temps mitjançant l'obligatorietat dels sistemes digitals verificables.
Dates clau i calendari d'implementació
El calendari previst per a l'aplicació d'aquest reglament és el següent:
30 de setembre de 2025: Aprovació de la tramitació urgent pel Consell de Ministres.
Del 15 al 30 d'octubre de 2025: Fase de consulta pública d'al·legacions de ciutadans, associacions i sindicats.
Octubre-desembre de 2025: Emissió d'informes preceptius pel Consell d'Estat, l'Agència Espanyola de Protecció de Dades i altres organitzacions.
Inici de 2026: Aprovació definitiva i publicació al Butlletí Oficial de l'Estat (BOE).
20 dies després de la publicació al BOE: Entrada efectiva de la norma.
Requisits tècnics del nou sistema de signatura digital
L'esborrany del Reial decret estableix uns requisits tècnics específics que cada vegada que el sistema de registre ha de complir:
Característiques obligatòries del sistema
Format exclusivament digital: es prohibeixen els registres en paper, fulls de càlcul Excel o qualsevol mètode manual que no garanteixi la integritat de les dades.
Inalterabilitat dels registres: els sistemes han de garantir que les dades no es poden modificar ni manipular. Qualsevol modificació requerirà autorització tant de l'empresa com del treballador, deixant constància de l'autoria i el motiu.
Accés Remot per a la Inspecció: La Inspecció de Treball podrà consultar els registres en temps real sense haver de sol·licitar-los prèviament a l'empresa.
Interoperabilitat: els sistemes han de permetre l'intercanvi d'informació amb les organitzacions de control d'una manera fluida i estandarditzada.
Contingut mínim dels registres
Cada entrada al sistema de registre ha d'incloure:
Identificació del treballador i la seva jornada laboral. Hora i minut exactes d'inici i final del dia. Registre de pauses i temps d'espera. Modalitat de treball (presencial o a distància). Hores dedicades a l'exercici de drets de conciliació o flexibilitat horària. Inici i final de les interrupcions de la desconnexió digital. Naturalesa de les hores treballades: ordinàries, extraordinàries o complementàries.
Preservació i accés a les dades
Les empreses han de conservar tots els registres durant un mínim de 4 anys. Els treballadors i els seus representants legals tindran dret a accedir i obtenir una còpia dels seus registres immediatament. Les dades s'han d'emmagatzemar en servidors situats a la Unió Europea, sota la protecció del Reglament General de Protecció de Dades (GDPR).
Quines empreses es veuen afectades per aquesta normativa?
El registre digital obligatori de l'horari afecta totes les empreses amb treballadors ocupats, independentment de la seva mida o sector d'activitat. Això inclou:
Grans corporacions i multinacionals. Petites i mitjanes empreses (pimes). Treballadors per compte propi amb treballadors al seu càrrec. Empreses de tots els sectors: hostaleria, comerç, sanitat, serveis professionals, indústria, construcció, tecnologia, etc.
L'impacte serà especialment significatiu en sectors amb alta rotació de personal, torns complexos o treball a distància.
Sancions per incompliment del registre digital de l'hora
El règim sancionador previst a la Llei d'infraccions i sancions en l'ordre social (LISOS) contempla multes que s'aplicaran a cada treballador/a afectat:
Infraccions lleus
Multes de 60 a 625 euros. Sol·liciten errors menors en els registres, no informar sobre les condicions de treball o no posar els seus informes a disposició dels empleats.
Infraccions greus
Multes de 626 a 6.250 euros (fins a 7.500 euros en alguns casos). S'imposen per no tenir un sistema digital vàlid, ometre descansos o anotacions a l'expedient, no computar correctament les hores extraordinàries o no comunicar les hores extres als representants dels treballadors.
Infraccions molt greus
Multes de 6.251 a 187.515 euros. Reservat per a casos de frau sistemàtic, manipulació de registres per ocultar hores extraordinàries, superació del límit anual de 80 hores extraordinàries o impagament de les hores treballades.
Amb la nova normativa, es preveu que les sancions puguin arribar fins als 10.000 euros per cada treballador afectat en casos d'especial gravetat o reincidència.
Diferències entre el sistema actual i el nou registre digital
El canvi normatiu suposa una evolució important respecte a les obligacions vigents des del 2019:
Sistema actual (RD-llei 8/2019): Permet flexibilitat en els mètodes de registre, incloent paper i Excel. L'accés a la inspecció requereix una sol·licitud prèvia. No requereix característiques tècniques específiques dels sistemes.
Nou sistema (Reial Decret 2025-2026): Requereix exclusivament mitjans digitals verificables. Estableix accés remot en temps real per a la inspecció. Defineix requisits tècnics de seguretat, traçabilitat i inalterabilitat. Requereix l'enviament d'un resum mensual juntament amb la nòmina.
Com preparar la vostra empresa per al registre de temps digital
Atès que el període d'adaptació previst és només de 20 dies des de la publicació al BOE, les empreses han d'anticipar el canvi normatiu:
Passos recomanats
1. Auditoria del sistema actual:avalueu si el vostre mètode de signatura compleix els nous requisits de digitalització, inalterabilitat i accessibilitat remota.
2. Investigar solucions tecnològiques:Busca programari de control de temps que garanteixi el compliment normatiu, la integració amb la nòmina i l'accés dels treballadors i d'Inspecció.
3. Implementació del pla:definiu un calendari de migració que inclogui proves, formació del personal i comunicació interna.
4. Capaciteu els empleats:forma tots els treballadors sobre com utilitzar correctament el nou sistema de rellotge.
5. Reviseu les polítiques internes:Actualitzeu el temps de treball, les pauses i els protocols de desconnexió digital.
Ajuts i subvencions a la digitalització
Està previst que el Govern estableixi un programa de bonificacions en aportacions o subvencions a través del Kit digital per a les pimes que adoptin sistemes de signatura digital homologats durant l'any 2026. Consulta amb el teu assessor sobre les opcions disponibles per a la teva empresa.
Preguntes més freqüents sobre el registre digital obligatori de l'horari
Quan entra en vigor el registre digital obligatori de l'horari?
Es calcula que entri en vigor a principis de 2026, un cop finalitzada la tramitació urgent aprovada el 30 de setembre de 2025 i publicat el Reial Decret al BOE.
Puc continuar utilitzant Excel per controlar el temps?
No. La nova normativa elimina expressament els mètodes manuals com ara fulls de càlcul o paper, requerint sistemes digitals que garanteixin la inalterabilitat i la traçabilitat.
Els treballadors autònoms estan obligats a implementar aquest sistema?
Els autònoms sense treballadors no estan subjectes a aquesta obligació. No obstant això, els treballadors autònoms amb personal sota la seva supervisió han de complir el registre digital de l'hora.
Quant de temps he de mantenir els registres de temps?
La normativa exigeix que els registres es mantinguin durant un mínim de 4 anys i han de ser accessibles per a possibles inspeccions laborals.
Què passa si un treballador es nega a entrar?
L'empresa està obligada a garantir el compliment del registre. Si un empleat es nega reiteradament, l'organització ha d'aplicar mesures disciplinàries per evitar noves sancions.
Els teletreballadors també han d'entrar?
Sí. Independentment del tipus de treball (presencial o remot), tots els treballadors han de registrar la seva jornada laboral. El sistema ha d'indicar la modalitat de treball a cada registre.
Conclusió: actua ara per evitar sancions
El nou Reial decret de registre digital de l'hora representa el canvi més gran en el control de la jornada laboral des del 2019. Amb sancions que poden arribar als 10.000 euros per treballador i un termini d'adaptació reduït a 20 dies, les empreses que no es preparen prèviament s'enfrontaran a un risc important.
La clau és anticipar-se: avaluar els teus sistemes actuals, investigar solucions tecnològiques adequades i formar el teu equip abans que la normativa entri en vigor. Invertir en un sistema de signatura digital fiable no només evitarà sancions, sinó que també millorarà la transparència laboral i la gestió dels recursos humans a la teva organització.